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Le flux de travail (‘workflow’) peut se définir comme étant une tâche, exécutée en série ou en parallèle par 2 participants ou plus faisant partie d’un groupe de travail et ce, pour atteindre un objectif commun.

Une tâche se rapporte à une grande diversité d’activités professionnelles, définies en procédures.

En série ou en parallèle: la succession des tâches se fera simultanément ou l’une après l’autre.

Evidemment, lorsque les tâches sont exécutées par une seule personne, on ne peut pas parle d’un flux de travail. Comme le nom flux de travail le suggère déjà, il s’agit d’une tâche qui passe d’une personne à une autre.

Un but commun a trait à des individus qui ont conjointement le souci de satisfaire à un processus de travail lié à une entreprise. Lorsqu’un individu s’occupe de projets indépendants, on ne peut pas parler de flux de travail. Ces processus de travail liés à une entreprise peuvent être multidisciplinaires.

Des exemples de flux de travail:

·Ordres d’achat

·Demandes d’investissement

·Formulaires d’évaluation du personnel

·Rapports hebdomadaires

·Demandes d’emprunt

·Traitement des réclamations

·Développement de procédures multidisciplinaires

·Etc.

La Structuration d’un Flux de travail

Le processus d’un flux de travail requière les étapes suivantes :

Définir une activité ou une tâche à accomplir par un groupe de travail. Décrire les procédures nécessaires en vue de l’exécution de ses activités.

  1. Effectuer une fragmentation des tâches à accomplir en sous-projets / étapes/ qui sont spécifiées dans un plan par étapes.

Chaque étape représentée doit être accompagnée d’une liste bien déterminée des missions à effectuer par un employé. Logiquement, le travail pourrait être exécuté par  différentes personnes. En général, il existe plusieurs façons de répartir une tâche.

C’est à ce moment-là qu’il faut décider de l’endroit et de la nature des composants (étapes/processus) qui devront être répartis.

  1. Définir ensuite les compétences nécessaires pour l’exécution du sous-projet en question.
  2. Déterminer la fréquence avec laquelle le sous-projet doit être exécuté.
  3. S’il y a des conditions liées à certains sous-projets (étapes), il est nécessaire de définir et de préciser ces conditions.
  4. Faire un schéma du « flux de travail » définissant les sous-projets/étapes et indiquer leur fréquence. Associer la fonction ou l’employé qui ont trait à chaque étape.
  5. Etablir les formulaires, les documents et les instructions nécessaires dont  les employés ont besoin pour pouvoir exécuter les étapes/sous-projets.

Le Flux de travail : les problèmes d’aujourd’hui

Avant qu’il ne soit question d’automatisation du flux de travail, tous les flux de travail étaient exécutés manuellement. Les personnes impliquées dans le processus tout entier devaient gérer la totalité des documents et des formulaires concernés.

Après qu’un participant au « flux » ait rempli certaines parties d’un dossier, ce dossier était acheminé manuellement vers la personne responsable de l’exécution de la prochaine étape dans la procédure.

Les participants étaient formés pour le suivi des instructions concernant les règlements dictés par le chemin à suivre ou bien les instructions étaient jointes au dossier. Pour découvrir l’endroit où le dossier se trouvait, il fallait chercher avec frénésie partout dans l’entreprise. Une activité coûteuse à cause de l’intensité du travail, pour ne pas parler du travail que cela impliquait lorsqu’un dossier était perdu.

En conclusion, les problèmes suivants se posent dans le cas d’un système de flux de travail non automatisé :

une dépendance importante par rapport au papier

  1. un travail intensif
  2. une facilité de non-suivi des procédures
  3. une manière simple pour ne pas pouvoir retrouver la trace d’un dossier
  4. aucune possibilité de mesurer les coûts et le temps nécessaires au processus

 

 

                       

 


Last update:  17:20 04/08 2005