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L’accroissement de vos connaissances 

Contrôlez le flux des informations

La façon de gérer les affaires a changé.

Ce n’est pas la taille de l’organisation qui compte mais au contraire la personne qui a le plus rapidement accès aux informations appropriées.         

Ce n’est pas une tâche simple, car l’afflux des informations ne cesse d’augmenter.

Docuware vous offre la possibilité de placer dans une réserve de documents toutes les informations de votre entreprise dont vous avez besoin. Tout sera accessible en utilisant des mots-clés, à l’aide de listes de sélections, ou éventuellement en combinaison avec une recherche complète des documents au moyen d’une recherche complète du texte.

Qu’il s’agisse de la recherche d’une lettre, d’une télécopie, d’un fichier, d’un graphique, d’un mémo, d’un rapport ou d’un courriel, cela n’a pas d’importance. Il est sans importance de savoir qui l’a enregistré.

Vous trouverez toujours ce que vous recherchez. Et vous le retrouverez vite.

Vous aurez accès à la totalité des connaissances actuelles présentes de votre organisation, 7 jours sur 7, 24h sur 24, en quelques clics de souris.

Aperçu complet

Toutes les informations concernant un projet sont rassemblées dans une réserve centrale de documents.

Quel que soit le type de document.

Accès aux informations amélioré

Pour un utilisateur de Docuware, il est possible d’avoir accès à vos documents à partir de chaque ordinateur personnel d’un réseau, ou même à partir de chaque ordinateur personnel dans le monde. Document Management fonctionne 24 heures sur 24, 365 jours par an.

Un service plus rapide

Economisez du temps

Les clients d’aujourd’hui sont gâtés par les temps de réponse rapides que procure Internet, ainsi que par la communication ultrarapide grâce aux courriels.

On s’attend à des réactions promptes et exactes à des questions, ainsi qu’à un bon service clientèle pendant chaque étape de la transaction. Le rangement de documents dans des systèmes de stockage basé sur du papier, prend énormément de temps et d’argent.

En numérisant vos documents et en les plaçant dans une réserve centrale de documents, vous réduisez de façon considérable le temps nécessaire pour rechercher et retrouver des documents. De plus, vous faites en sorte que vous n’aurez plus besoin de chercher des documents à divers endroits et dans différents systèmes de votre entreprise.

Résultat final : davantage de productivité, ce qui donne à votre service clientèle un nouvel aspect dynamique.

Des  meilleures réponses

L’accès  à la totalité des informations est plus facile autant pour des documents actuels que pour des documents archivés.

Des processus de travail plus rapides

Grâce à l’enregistrement, le stockage et la distribution électroniques des informations, les tâches de l’entreprise sont effectuées de façon plus efficace.

Des clients satisfaits

Les employés sont en mesure de réagir plus vite aux questions d’un client et peuvent en même temps lui fournir de plus amples renseignements.

Des économies immédiates

Vous n’archivez pas seulement parce que la loi vous y oblige.

Ce sont toutes les connaissances de votre entreprise que vous retrouvez dans les documents.

La quantité de documents, de dossiers et de courriels continue à grandir exponentiellement. Malheureusement, cela provoque également une augmentation exponentielle des frais liés à ces documents et dossiers, comme les frais d’entretien et de recherche.

A partir de maintenant, c’est fini. Docuware réduit considérablement ces frais.

Des documents peuvent être retrouvés immédiatement, même s’ils ont été stockés il y a des dizaines d’années.

Il est impossible qu’ils soient rangés dans la mauvaise armoire ou de façon incorrecte dans des dossiers.

Il est impossible de manipuler les documents.

Economisez du temps

Avec ce système de gestion de documents, vous réalisez un gain de temps d’une demie-heure en moyenne par jour et par employé.  

Économisez de l’espace

La gestion électronique des documents vous fait gagner 98% de place grâce au stockage sur un disque dur.

Evitez les erreurs

Procurez à vos clients des renseignements actuels et complets et évitez les erreurs causées par l’absence d’information.

Il y a des documents partout

Comptabilité. Factures, bordereaux d’expédition, aperçus de dossier, fiches de colisage.

Rien n’est consigné sans document justificatif. Ces documents doivent être stockés pour une longue période et être disponibles à chaque instant. De nombreuses entreprises utilisant Docuware ont établi des procédures standards  tels que le stockage automatique et l’accès rapide pour être assurées d’un RCI rapide.

Production, services de soutien et R&D. Listes d’inventaire, projets, documents de service, procédures et spécifications. Une efficacité énorme se crée, car on a la possibilité d’avoir accès à tous les documents à partir de toutes les stations de travail.

Docuware vous offre la possibilité d’avoir accès à tout type de document, de dessins A3 aux brouillons, quelle que soit la source du document.

Vente. Listes de prix, commandes de clients (p.ex. des 6 derniers mois), aperçus contenant des rapports de prospection et de vente. Le succès résulte du fait de rassembler des informations au bénéfice des clients de même que sur eux.

Car une chose est sûre, il vaut mieux être pourvu de toutes les informations lorsqu’on commence un projet.

Organismes publics. Formulaires, demandes, circulaires, rapports. De nos jours, les organismes publics sont obligés d’être parcimonieux et futés mais doivent en même temps tenir compte des exigences des citoyens. Plus de tâches, exécutées par moins de personnes. Des tas de formulaires, de demandes, de correspondances désordonnés. Vous pouvez relever ce défi à l’aide de Docuware.

Bureau du personnel. Contrats, évaluations, appréciations et lettres de recommandation. Les employés constituent vos ressources les plus précieuses, et c’est une donnée établie.

Des répertoires électroniques vous permettent de contrôler la situation.

Un outil sûr et complètement protégé contre des accès illicites. Vous pouvez étudier le fichier d’un employé sur votre écran.

Chacun profite de Docuware.


Last update:  14:44 11/06 2004