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Sehr geehrter Besucher,

Die Document Solution Company ist ein Softwarespezialist in Sachen digitaler Infrastruktur. Wir bieten Ihrem Unternehmen Komplettlösungen in Bezug auf Verwaltung Ihrer Korrespondenz, digitaler Archivierung von Dokumenten, Überwachung verschiedener Workflow Prozessen innerhalb Ihres Betriebes und die Versorgung Ihrer Kundenkontakte.Mit flexibler Software kann die Document Solution Company die digitale Infrastruktur in Ihrem Unternehmen ganz nach Ihren Wünschen anpassen. Auf dieser Weise erhalten Sie eine schnelle und komfortable papierlose Struktur.




Neues Lizenzfile ab DocuWare 4.6

Wie bereits mehrmals angekündigt, benötigt DocuWare 4.6 nur noch eine Lizenzdatei. Damit wird die Verwaltung der Kundeninformationen sowohl für Sie als auch für uns wesentlich einfacher.  Bitte beachten Sie, dass Sie für die Installation der neuen Version auch unbedingt eine neue Lizenz benötigen. DocuWare 4.6 kann nicht mit alten Lizenzfiles gestartet werden. Die neue Lizenz liegt dieser Update-Lieferung bei. Sollte dies nicht der Fall sein, konnten wir Ihre Lizenz wegen fehlender Informationen nicht erstellen. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an Ihren DocuWare-Partner.

Hinweise zur Installation des Upgrades

Nach dem Einspielen der neuen DocuWare 4.6 Lizenzen müssen alle Clients auf den neuesten Stand gebracht werden, d.h. bei einer Installation mit lokaler Kopie müssen alle derartigen Arbeitsplätze mit DocuWare 4.5a Lizenzen oder älter aktualisiert werden. Arbeitsplätze, die DocuWare ausschließlich von einem zentralen Pfad im Netzwerk starten, können sofort nach dem Update der zentralen Installation wieder in Betrieb genommen werden.In seltenen Fällen kann es durch alte Systemdateien für die XML Unterstützung zu Fehlfunktionen des CONTENT-FOLDERS kommen. Sollte CONTENT-FOLDER nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, installieren Sie bitte CONTENT-FOLDER auf diesen Arbeitsplätzen neu. Dadurch werden dann die entsprechenden Systemdateien auf den neuesten Stand gebracht. Zur Aktualisierung des TIFFMAKERS empfiehlt es sich nach und nach alle Arbeitsplätze upzudaten. Stets aktuelle Informationen hierzu finden Sie im TecDoc. . Die Ihnen vorliegende TecDoc Version auf dieser Produkt CD wurde bereits überarbeitet Bitte holen Sie sich regelmäßig die neueste Version aus dem Downloadarchiv im Kundenbereich unserer Homepage.

Neue und verbesserte Funktionen in DocuWare 4.6

Farbige Dokumente

Dateiformate für Farbdokumente: Als Standardformate unterstützt DocuWare nun neben JPEG auch PNG. Dieses Format bietet für Dokumente, die Sie mit TIFFMAKER archivieren, große Vorteile:
Die Kompression erfolgt verlustfrei.
Elektronisch erstellte Dokumente, die mit flächigen und geringer Zahl unterschiedlicher Farben ausgestattet sind, werden mit ähnlichem Faktor wie Schwarz-Weiss-TIFFs komprimiert
Ideal für CAD-Zeichnungen
Gut geeignet für farbige PowerPoint-, Excel-, Word-Dokumente und für die Archivierung von Web-Inhalten
Weniger gut geeignet für Fotografien und Farbverläufe.
Anzeige: Wie für Schwarz-Weiß- gibt es jetzt auch eine Anzeigeverbesserung für Farbdokumente. Insbesondere für Dokumente im PNG-Format wird durch diese „Scale-to-Color-Halftone“-Technik optimale Lesbarkeit am Bildschirm erreicht.
Checksumme nun auch für farbige Dokumente, die mit DocuWare gescannt oder über TIFFMAKER erstellt wurden (s. auch Punkt „Dokumenten-Sicherheit“).

Dokumenten-Workflow und CONTENT-FOLDER

Formularstempel: Ein Stempel kann um bis zu 5 Formularfelder ergänzt werden. Wenn Sie einen Formularstempel setzen, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie zur Eingabe der Werte aufgefordert werden. Diese Werte werden dann fest in den Stempeltext eingefügt. Zusätzlich können die Werte beliebigen Indexfeldern eines Archivs zugewiesen werden; sie werden beim Speichern des Stempels automatisch übertragen. Der Stempel erfüllt damit die typische „Kontierstempel“-Funktion. Im Gegensatz zur Vorgängerversion ist somit kein eigener Stempel für jede Ausprägung eines Indexeintrags (z.B. Kostenstelleneintrag) mehr erforderlich.
Auto-Synchronisation von CONTENT-FOLDER: Sie können für eine Mappe einstellen, dass diese in geöffnetem Zustand automatisch periodisch aktualisiert wird. Den Aktualisierungsabstand geben Sie in Minuten an. Ebenso können Sie bestimmen, dass eine Mappe beim Öffnen nicht automatisch synchronisiert werden soll.

Weitere Verbesserungen beim CONTENT-FOLDER:

Sie können archivierte Dokumente nun direkt aus CONTENT-FOLDER löschen.
Die bisherige relative Zeitangabe wurde erweitert: Es kann nun nicht nur „seit xx Tagen“, sondern auch „vor xx Tagen“ sowie künftige Perioden „innerhalb der nächsten xx Tage“ und „nach xx Tagen“ eingetragen werden. Eine relative Zeitangabe kann in der neuen Version auch wieder gelöscht werden.
Wir bieten Ihnen CONTENT-FOLDER jetzt in allen Sprachen an.

Dokumenten-Sicherheit

Checksumme auch für Dokumente in Fremdformaten (Word, Excel, ASCII, XML etc.):
Der Administrator kann pro Archiv einstellen, ob beim Ablegen die Checksumme automatisch erzeugt wird.
Beim Setzen eines Signaturstempels auf Fremdformate wird immer eine Checksumme erzeugt.
Sperrung von Dokumenten bei Anzeige und Bearbeitung im Archiv:
Zeigt ein Benutzer ein Dokument aus einem Archiv im Viewer an oder bearbeitet es, kann kein anderer Benutzer gleichzeitig Stempel oder andere Overlays anbringen.
Wird ein Dokument aus einem Archiv (auch ohne Einsatz des DOCUMENT-SERVERS) von einem Benutzer in einem Bearbeitungsprogramm angezeigt oder bearbeitet, kann das Dokument zur selben Zeit von anderen Benutzern nur angezeigt, aber nicht bearbeitet werden – auch wenn das Programm selbst keine eigenen Sperrmechanismen hat.
Bei Nutzung des ODBC-Zugriffs auf die Datenbank mit einer gemeinsamen Kennung, kann diese Kennung nun verschlüsselt in der ADF-Datei eingetragen werden. Dadurch kann nun kein Benutzer mehr mit externen Tools auf die Dokumentdatenbank zugreifen.

Organisation in Briefkörben

Die Anzeigeverbesserung mit Scale-to-Gray bzw. Scale-to-Color-Halftone für Farbdokumente wird nun auch für die Thumbnail-Darstellung im Briefkorb angewendet. Dadurch können Sie Dokumente wesentlich besser wiedererkennen.

Ergonomie der Darstellung

Intelligente Fenstergrößen und –positionen: DocuWare bietet nun Voreinstellungen für  optimale Größen und Positionen von
Hauptfenster, Briefkorbfenster, Briefkorb- und Archivsymbolleisten
Anzeigefenster
Ablagemaske, Suchmaske und Ergebnisliste
In Abhängigkeit von der Bildschirmauflösung bieten wir Ihnen unterschiedliche Vorgaben, und zwar für
600 x 800 (SVGA)
1024 x 768 (XGA)
1280 x 1024 (SXGA)

Beim Wechsel der Auflösung werden Größen und Positionen automatisch angepasst. Hiervon profitieren beispielsweise mobile User, die am Arbeitsplatz mit externen Monitoren arbeiten.Einzelne Vorgaben können über ein Menü direkt angewählt werden.Sie können die Vorgaben selbstverständlich beliebig selbst anpassen und dann ebenfalls direkt über das Menü auswählen.

Komfort beim Export von Dokumenten

Direktexport aus der Ergebnisliste: Sie können archivierte Dokumente nun direkt aus der Ergebnisliste in ein Verzeichnis des Dateisystems exportieren. Dabei werden die ursprünglichen Dateinamen optional wiederhergestellt. Die Weiterverarbeitung dieser archivierten Daten (z.B. Auswertung steuerrelevanter Dateien durch IDEA) wird dadurch einfacher. (Bisher mussten die Dokumente zunächst in einen Briefkorb kopiert und von dort aus exportiert werden.)
Beim Versenden einer E-Mail aus DocuWare (über MAPI) kann nun automatisch der ursprüngliche Dateiname von Fremdformaten oder der Dokumentname im Archiv als Dateiname vergeben werden, die Header-Dateien werden dann nicht mit übergeben.
Die genannten Funktionen stehen nicht nur für E-Mail, sondern auch für den Export aus dem Briefkorb und der Ergebnisliste zur Verfügung.
Die Möglichkeiten werden auch über das TOOLKIT angeboten.

Belegverarbeitung mit ACTIVE IMPORT 3

Index-Erweiterung: Ändern externer Datenbank-Einträge
Ähnlich wie bei AUTOINDEX können Sie nun angeben, dass ein externer Datenbankeintrag, der für die Index-Erweiterung verwendet wurde, gelöscht wird.
Alternativ zum Löschen kann auch ein wählbares Feld des externen Eintrages mit einem festen Wert, z.B. „USED“ oder „VERWENDET“ ersetzt werden. So können Sie leicht überprüfen, ob zum Beispiel ein Beleg gebucht, aber nicht gescannt wurde.
Umgekehrt können  Sie nun optional bestimmen, dass Dokumente, zu denen kein externer Datenbankeintrag gefunden wurde, in einen wählbaren Briefkorb verschoben werden. So kann einfach geprüft werden, ob zum Beispiel ein Beleg gescannt, aber nicht gebucht wurde.
Diese Funktionen sind auch für ODBC-Datenquellen verfügbar, soweit die Quelle das zulässt.
Datenbank-Browser zum Anzeigen von Index-Erweiterungs-Daten
Der Browser zeigt die Tabelle, die zur Index-Erweiterung verwendet wird, in tabellarischer Darstellung an.
Sie können die Spalten verschieben und die Sortierreihenfolge ändern.
Der Browser kann sowohl aus der Maske „Index-Erweiterung“ als auch im Jobfenster über das Kontext-Menü eines Jobs geöffnet werden.
Dadurch können Sie in Verbindung mit den neuen Funktionen zum Ändern externer Datensätze sehr leicht kontrollieren, welche Datensätze z.B. noch nicht verwendet wurden.

Weitere Verbesserungen von ACTIVE IMPORT:

Für Jobs können nun Namen vergeben werden, die im Jobfenster erscheinen.
Jobs, die automatisch regelmäßig zu einer bestimmten Zeit starten, werden im Jobfenster jetzt als „scheduled“ angezeigt, nicht mehr als „idle“. Dies ist insbesondere für das Server-Modul wertvoll.
Für einen Job kann nun eingestellt werden, dass er beim Start von ACTIVE IMPORT immer sofort aktiviert wird. Bisher wurde der letzte Zustand beim Beenden gewählt, der jedoch durch Fehler in der Verbindung zur Datenquelle gelegentlich beim Beenden auf „inactive“ gesetzt ist.
Dateinamen von E-Mail Anhängen werden bei der Archivierung dem E-Mail Text angefügt
TIFF-Dateien werden beim Import nur noch dann ins DocuWare TIFF-Format umgewandelt, wenn Sie diese Option aktiviert haben. Bitte überprüfen Sie Ihre bestehenden ACTIVE IMPORT Jobs daraufhin.

Weitere Verbesserungen:

Auch INTERNET-SERVER 3  und DOCUMENT-SERVER lassen sich problemlos auf dem Windows 2003 Server installieren.
Scanner-, Drucker- und TIFFMAKER-Einstellungen können nun über eine vom Administrator zentral vorzunehmende Einstellung optional in HKEY_CURRENT_USER statt in HKEY_LOCAL_MACHINE gespeichert werden. Dies erleichtert Ihnen den Einsatz in Terminal-Server-Umgebungen.
Text-Anmerkungen auf Dokumenten: Sie können den Mauszeiger jetzt auch mit den Pfeiltasten zurückbewegen, statt wie bisher den Text löschen zu müssen.
Suche: Die Ergebnisliste kann nun auch bei einer Suche über mehrere Archive nach einem Kriterium (1-stufig) sortiert werden.
Office 2003-Unterstützung: Dokumentanzeige, Office Add-In und ACTIVE IMPORT unterstützen Programme und Dateiformate von Microsoft Office 2003.
Externe Dokumente, die als Multipage-TIFF vorliegen, können nun so importiert werden, dass sie in DocuWare als solche erhalten bleiben, statt zwangsläufig in DocuWare-TIFFs umgewandelt zu werden.
Neue TOOLKIT-Funktion: Mit einem einzigen kurzen Aufruf kann nun der Header eines Dokuments entsprechend seiner Datenbank-Einträge aktualisiert werden. Indexeinträge, die durch ein externes Programm direkt in der Datenbank geändert wurden, können so sehr einfach aktualisiert werden.

DocuWare CONNECT to NOTES

Wenn der Datei-Anhang (Attachment) eines Notes-Dokuments (oder E-Mail) archiviert wurde, das Dokument oder die E-Mail aber in Notes verblieb, können Sie nun direkt aus diesen auf den archivierten Anhang zugreifen.
Die Recherche im Archiv ist nun auch direkt aus dem Notes-Client möglich. Ihnen stehen die vom INTERNET-SERVER bekannten Suchfunktionen zur Verfügung.

Weitere und detailliertere Informationen zu den Neuerungen, Ergänzungen und Verbesserungen entnehmen Sie bitte der Datei TECDOC.PDF


Last update:  18:57 29/11 2004