Aanmelding Nieuwsbrief


email

Nieuwe en verbeterde functies in Docuware 4.6

Documenten in kleur 

Bestandsformaat voor gekleurde documenten,naast JPEG ondersteunt Docuware nu ook PNG als standard formaat.

Dit biedt vele voordelen voor documenten die opgeslagen worden via de tiffmaker: 

  • Compressie vindt plaats zonder verlies van informatie
  • Documenten met patches of met andere resoluties worden gecomprimeerd met dezelfde factor van zwart-witte TIFFS.
  • Ideaal voor CAD tekeningen.
  • Ideaal voor Powerpoint, Excel en Word documenten en voor het opslaan van web documenten
  • Minder geschikt voor foto´s
  • Weergave: Er is een display verhogende modus voor gekleurde documenten.Met gebruik van de Scale-to-Color-Halftone speciaal te gebruiken voor het PNG format wordt het plaatje aanzienlijk verbeterd
  • Er is nu een checksum voor gekleurde documenten welke ingescand zijn of gemaakt zijn via de TIFFMAKER (zie ook de veiligheid van Documenten)

Document Workflow CONTENT-FOLDER: 

Stempels: u kunt nu 5  nieuwe form-stempels toevoegen.Als u deze stempels gebruikt wordt u gevraagd om de waarden in te vullen,deze waardes worden dan toegevoegd aan de stempels.Ook kunnen deze ingevulde waardes gekoppeld worden aan indexvelden van een Docuware archief zodat deze nieuwe indexvelden aangepast worden na opslag.U hoeft dus niet meer 5 verschillende stempels te definiëren 

Automatische synchronisatie van de Content Folder: 

U kunt nu een folder configureren die automatisch synchroniseert terwijl deze geopend is,de intervallen kunt u instelle, in minuten.Ook is het mogelijk om geen automatische synchronisatie door te voeren terwijl de folder geopend is. 

Andere nieuwe functionaliteiten van de Content Folder: 

U kunt direct vanuit de folder de documenten verwijderen uit het archief

  • U kunt direct vanuit de folder gearchiveerde documenten verwijderen
  • U kunt de query nu uitbreiden bovenop “huidige dag en xx dagen hiervoor” kunt u ook “xx dagen hiervoor”,”binnen de komende xx dagen” en “na xx dagen” toevoegen.
  • Ook kunt u de datum keuze verwijderen.
  • De content folder wordt geleverd in het nederlands.

Beveiliging voor Documenten

  • Checksum voor documenten met vreemde formaten zoals (word,excel,ascii,xml,enz)
  • De beheerder kan bepalen of de checksum automatisch gegenereerd wordt voor elk opgeslagen document.
  • Bij het plaatsen van een stempel op vreemde formaat documenten wordt een checksum gegenereerd.
  • Het blokkeren van documenten tijdens het bekijken of aanpassen in het archief:
  •  Als een gebruiker een document bekijkt in de Docuware viewer en dit aanpast kan op hetzelfde moment niemand anders een stempel of annotatie plaatsen.
  • Als een gebruiker dit document bekijkt kan elke andere gebruiker uiteraard dit document ook bekijken maar niet aanpassen,ook als in het programma zelf dit niet geblokkeerd staat (zonder gebruik van de Document Server)

Als u via ODBC toegang op een archief heeft met een gezamelijke identificatie,kunt u deze identificatie versleutelen in het adf bestand van het archief.Dit voorkomt dat gebruikers toegang tot de data hebben met externe tools.

Organisatie in Postbakken

De Scale to Gray of kleuren halftone mogelijkheden zijn nu ook toegepast op de thumbnail formaten in de postbak.Dit helpt u om de documenten sneller te herkennen. 

Display Ergonomie

Intelligente scherm groottes en posities:

  • Docuware biedt u nu default instellingen voor de meest optimale schermgroottes of schermposities van het hoofdscherm,postbakken scherm en archief taakbalke
  • Viewer scher
  • Opslag scherm,retrieval menu en resultaat scherm
  • Ten aanzien van de schermresoluties worden de volgende default instellingen aangeboden:
  • 600 x 800 (SVGA)
  • 1024 x 768 (XGA)
  • 1280 x 1024 (SXGA)

Als u van resolutie wijzigt,worden de alle bovengenoemde schermen automatisch aangepast.Dit is vooral geschikt voor mensen die van buiten komen en een externe monitor aan hun laptop verbinden.

U kunt deze instellingen direct in het menu aanpassen en via het scherm selecteren.

Comfortabele mogelijkheden om documenten te exporteren

U kunt nu gearchiveerde documenten direct vanuit de resultatenlijst exporteren naar een bepaalde map.Optioneel kunt u de oude naam van het document herstellen.Dit maakt het makkelijker om documenten te verwerken.Voorheen moesten de documenten eerst gekopieëerd worden naar een postbak.

Als u een email verstuurd kunt u automatisch de originele bestandsnaam van het vreemde formaat document door het system laten genereren of u gebruikt de documentnaam in het archief.De header bestanden worden in deze gevallen niet meer overgezet.Deze functionaliteiten kunt u ook gebruiken voor het exporteren van bestanden vanuit een postbak of de resultatenlijst.Deze opties zijn ook beschikbaar in de Toolkit.

Verwerking via ACTIVE IMPORT 3

Verrijking van indexen,het veranderen van indexen in externe data

  • In vergelijking tot AUTOINDEX kunt u nu een index in de externe database verwijderen nadat het is gebruikt voor verandering van de Docuware index
  • Ter aanvulling kunt u in plaats van het verwijderen een extern veld vullen met een bepaalde waarde zoals bijv. “gebruikt”,als u bijv. wilt zien of een record is aangemaakt,maar het document wat erbij hoort is nog niet gescand
  • Optioneel kunt u instellen of de documenten zonder een corresponderende index in de externe database verplaatst worden naar een postbak naar keuze.
  • Op deze manier kunt u nagaan of documenten gescand zijn maar nog niet geboekt.
  • Deze functie is ook beschikbaar voor ODBC databases
  • Ideaal om te monitoren
  • U kunt browsen in de externe database om naar de data te kijken
  • De browser laat de data zien in table formaat
  • U kunt kolommen verplaatsen en op velden sorteren
  • U kunt deze browser zowel in het indexverrijkingsmasker als in het taakscherm openen
  • Met deze functionaliteiten kunt u nagaan of externe records gebruikt zijn voor verrijking

Aanvullende opties van ACTIVE IMPORT 3:

  • U kunt de taak nu een naam geven,deze naam verschijnt in het overzichtsscherm
  • De taken die ingesteld zijn op een bepaald tijdstip worden gedefiniëerd als “gepland” in plaats van “idle"
  • U kunt nu een taak aanmaken die automatisch start als Docuware opgestart wordt
  • Bestandsnamen van emailattachments worden toegevoegd bij het opslaan
  • De tiff bestanden worden alleen geconverteerd naar Docuware TIFF format als de betreffende box is aangevinkt.

Aanvullende verbeteringen:

De beheerder kan de instellingen voor het scannen,afdrukken en de tiffmaker optioneel opslaan in de HKEY_CURRENT_USER in plaats van HKEY_LOCAL_MACHINE.Dit kan handig zijn in Terminal Server omgevingen.

Annotaties:U kunt nu in de geplaatste tekst met de pijltjestoetsen teruggaan in plaats van het verwijderen van de gehele tekst en dan de nieuwe tekst toevoegen.

Opzoeken in archief:u kunt nu de resultatenlijst sorteren op basis van een criterium bij het zoeken over meerdere archieven.

Office 2003: De viewer,office add-in en Active Import ondersteund alle programma`s en bestandsformaten van MS Office 2003

Externe multi-page tiff documenten kunnen eenvoudig geďmporteerd worden en vervolgens binnen Docuware ook als multipage tiif opgeslagen worden,ze hoeven niet geconverteerd worden.

Nieuwe TOOLKIT functie: met  deze functie kunt u de header updaten op basis van de database indexen.Op deze manier kunt u eenvoudig de indexen aanpassen vanuit een extern programma.

Docuware Connect to Notes

Als u een attachment of een email van een Notes document heeft opgeslagen kunt u dit opgeslagen document direct verkrijgen vanuit dit document.

Het is nu mogelijk om in een archief te zoeken vanuit de Notes client,met dezelfde functionaliteiten als die van de Docuware Internet Server.


Last update:  12:42 28/04 2004