Aanmelding Nieuwsbrief


email

Wat is workflow?

Workflow is te definieren als een taak, seriematig of parallel uitgevoerd  door 2 of meer deelnemers van een werkgroep om een gemeenschappelijk doel te bereiken.

Een taak heeft betrekking op een brede varieteit van bedrijfsactiviteiten vastgelegd in de procedures.

Seriematig of parallel; De volgorde van de taken worden gelijktijdig of na elkaar uitgevoerd.

Uiteraard zijn de taken die door één persoon uitgevoerd worden geen workflow. Zoals de naam workflow reeds suggereert stroomt (flow) een taak van de ene naar de andere persoon.

Een gemeenschappelijk doel heeft betrekking op de individuen die gezamenlijk bezig zijn een bedrijfsproces te voltooien. Als een individu bezig is met onafhankelijke projecten is dit geen "workflow". Deze bedrijfsgerelateerde processen kunnen multidisciplinair zijn.

Voorbeelden van Workflow:

  • Inkoop orders
  • Investerings aanvragen
  • Personeels beoordelingsformulieren
  •  Weekrapporten
  • Aanvragen van leningen
  • Klachten afhandelingen
  • Ontwikkeling van multidisciplinaire procedures
  •  Enz.

Het Structureren van een Workflow

Een workflowproces wordt op de volgende wijze samengesteld:

1.)      Definieer een activiteit of taak die een taakgroep moet uitvoeren en beschrijf de procedures die nodig zijn bij de uitvoering van haar activiteiten.

2.)      Maak een "breakdown" van uit te voeren taken in sub-taken/stappen die omschreven   worden in een stappenplan.

Elke stap  moet een goed gedefineerde lijst van zaken bevatten die door een werknemer uigevoerd  moeten worden en die logischer wijze door meerdere personen uitgevoerd kunnen worden. Een taak kan veelal op meerdere wijzen worden uitgesplitst.

Hier moet beslist worden waar en welke taken in componenten (stappen/processen) opgesplitst moet worden. 

3.)      Bepaal dan welke vaardigheden benodigd zijn om de desbetreffende subtaak uit te voeren.

4.)      Bepaal in welke frequentie deze subtaak uitgevoerd moet worden.

5.)      Als aan sommige  subtaken (stappen) condities zijn verbonden moeten deze condities gedefinieerd en omschreven worden.

6.)      Maak een tekening van de "workflow" die de subtaken/stappen definieert  en de frequentie ervan aangeeft. Associeer de functie of werknemer die betrekking heeft op elke stap.

7.)      Stel formulieren,documenten en instructies  samen die werknemers nodig hebben om de stappen/subtaken uit te voeren. 

Problemen met Workflow vandaag

Voordat er sprake was van workflow automatisering werd alle workflow handmatig uitgevoerd.

Een van de typische stappen in de taken van deelnemers aan het totale proces is het doornemen van een grote hoeveelheid aan documenten en formulieren in een dosier . Nadat een deelnemer aan de "flow" bepaalde gedeeltes van een dossier ingevuld had moest  het dossier handmatig gerouteerd worden naar de persoon die de volgende stap in de procedure moet uitvoeren. De deelnemers waren getraind in het naleven van de regels die de route dicteerden of de regels zaten er bij het dosier bij. Om erachter te komen waar het dosier zich bevindt moet men zich suf zoeken in de organisatie. Een actie die veel geld kost vanwege de arbeidsintensiteit, om maar niet te spreken van de arbeid die het kost bij het verloren raken van de dossiers.

Samengevat doen zich de volgende problemen voor bij een niet geautomatiseerd workflow system:

1)       Hoge afhankelijkheid van Papier

2)       Arbeidsintensief

3)       Het makkelijk niet naleven van de procedures

4)       Voortschrijding niet eenvoudig te traceren

5)       Geen mogelijkheid om processen te meten op tijd en kosten.

6)       Niet zoekraken documenten

Work-flow automatisering

Het algemene gebruik van computers, netwerken en e-mail heeft het mogelijk gemaakt om work-flow te automatiseren. Computer software maakt het bij uitstek mogelijk om formulieren te vervangen door intelligente electronische formulieren. Databases voorzien in de mogelijkheid om grote hoeveelheden informatie op te slaan, die voorheen alleen in archiefkasten aanwezig was.

En als laatste zijn het de netwerken die via e-mail de informatie  versturen.

En uiteindelijk is de computer een grenzeloos controlemiddel om work-flow processen beheersen en meten.

ULTIMUS  geeft je de mogelijkheid om een work-flow process grafisch op te zetten en te implementeren.

Elke stap in het process is grafisch weergegeven door een ikoon.

Door de ikonen met elkaar te verbinden kan de ontwerper een "flow", een routing of een workflow specificeren.

Voor elke stap kan de ontwerper een elektronisch formulier maken, elk formulier is weer een interface met het proces voor de gebruiker.

Essentiele ingredienten voor Work-Flow automatisering

Work Flow automatisering is vaak een "gevleugeld " woord. Talloze software produkten beweren dat zij work-flow in hun pakket als functionaliteit hebben zitten. Veelal is het slechts een mogelijkheid om via een interface  e-mail documenten te versturen. Het is eigenlijk hetzelfde verschil als tussen een text "editor" en een software pakket als Word.

Om als work-flow pakket aangemerkt te worden moet het pakket aan de volgende eisen voldoen:

Men moet de mogelijkheid hebben om work-flow kaarten te maken, bij voorkeur grafisch

De mogelijkheid bieden voor het ontwerpen van electronische formulieren voor elke stap op de work-flow kaart

  • De mogelijkheid hebben om deze formulieren te verbinden naar databases binnen de onderneming.
  • De mogelijkheid om informatie die vergaard is in elke stap van het proces te routeren aan opeenvolgende. personen (user names) die bepaalde functies verrichten (bv een rapporteer functie) in de flow.
  • De mogelijkheid om de status van het work-flow proces te monitoren.
  • De mogelijkheid om de workflow te meten.
  • De mogelijkheid om simulatie testen te doen teneinde inzicht in het verloop van de work-flow te krijgen.



Last update:  14:48 22/04 2004