Aanmelding Nieuwsbrief


email

1.1. Het digitale document is rechtsgeldig

Indien de wet uitdrukkelijk stelt dat het digitale document rechtsgeldig is, dan mag het document aangemaakt worden in digitale vorm. In dat geval zal dus ook het digitale document als archiefstuk beschouwd kunnen worden.

Digitale archivering is in dit geval in principe toegelaten. In uitzonderlijke gevallen kan er een wettelijk beletsel bestaan tegen archivering in digitale vorm.

De gevallen waar een wet uitdrukkelijk vastlegt dat een digitaal document rechtsgeldig is, zijn op één hand te tellen. De wet tot invoering van de elektronische handtekening[1] geeft enkele voorbeelden:

1.2. Alleen het papieren document is rechtsgeldig

Nog zeldzamer is het geval waar de wet uitdrukkelijk stelt dat een document op een papieren drager gemaakt moet worden. De reden is eenvoudig: papier was zo vanzelfsprekend dat een uitdrukkelijke vermelding overbodig was.

In deze gevallen is het archiefstuk eenduidig het papieren stuk.

1.3. De wet zegt niets over de rechtsgeldigheid

Deze situatie is het meest voorkomende geval. Hier moet men uit de context afleiden of het document in kwestie al dan niet rechtsgeldig is in digitale vorm. De functionele equivalentie theorie dient hierbij als richtlijn. Bij elk type document moet men zich de volgende vragen stellen:

Welke vormvereisten worden opgelegd?

Vormvereisten kunnen in drie categorieën ingedeeld worden:

Wat is het doel van elke vormvereiste?

Vormvereisten worden ingezet om de meest uiteenlopende doelstellingen te verwezenlijken. Elk type document moet apart bekeken worden in zijn juridische context om te achterhalen wat de bedoeling is van deze of gene vormvereiste. Enkele doelstellingen komen regelmatig terug en daarvan worden er hier enkele uitgelicht.

 

Kan de vormvereiste vervuld worden in een digitale context?

Bij elke vormvereiste moet men nagaan of de vormvereisten, zoals omschreven door de wet, vervuld kunnen worden in een digitaal document.

Veruit de meeste vormvereisten kunnen op zijn minst geïmiteerd worden in een digitaal document, denk aan de kleur, doorlopende nummering, volgorde van de gegevens en layout. Andere vormvereisten kunnen zonder meer vervuld worden omdat de wet omschrijft hoe dit moet gebeuren. Dit is het geval voor de handtekening, de verplichte vermeldingen en het geschrift.[2]

Sommige vormvereisten kunnen niet nagebootst worden, tenminste niet in de zin van de wet, bijvoorbeeld de stempel, de zegel of het watermerk. In deze gevallen is alleen het papieren document geldig.

Is het doel van de vormvereiste vervuld in een digitale context?

Het volstaat niet dat een vormvereiste kan geïmiteerd worden in een digitaal document, het doel van de vormvereiste moet eveneens vervuld zijn. Zoniet is de digitale implementatie geen functioneel equivalent van de traditionele vormvereiste. Zoals gezegd moeten al deze vragen geval per geval onderzocht worden. Hier volgen slechts enkele voorbeelden ter illustratie.

 

Bestaat er een alternatief dat de doelstelling wel vervult?

Indien blijkt dat de doelstellingen van elke vormvereiste niet vervuld zijn in een digitale context, is de digitale versie van het document niet rechtsgeldig. Er is een wetswijziging nodig om deze situatie op te lossen.

Onder impuls van de Europese Unie reeds een eerste beperkte stap in deze richting gezet. De wet op de elektronische handel bepaalt dat ``aan elke wettelijke of reglementaire vormvereiste voor de totstandkoming van contracten langs elektronische weg is voldaan wanneer de functionele kwaliteiten van deze vereiste zijn gevrijwaard''.[3] Deze wet laat toe een stap verder te gaan en een alternatief te zoeken voor elke traditionele vormvereiste die niet digitaal nageleefd kan worden.

Het toepassingsgebied van deze wetswijziging is echter beperkt. Het gaat enkel om contracten gesloten langs elektronische weg in het kader van een dienst van de informatiemaatschappij.[4] Sommige activiteiten worden daarenboven expliciet uitgesloten, onder meer gevallen waarbij de tussenkomst van een notaris vereist.[5] Het begrip ``dienst van de informatiemaatschappij'' moet erg ruim geïnterpreteerd worden, maar volgens de voorbereidende werken van de wet niet zo ruim dat de overheidsactiviteiten eronder vallen.[6] Het valt af te wachten of de rechtbanken, en met name het Europese Hof van Justitie, deze interpretatie zullen volgen.

Zoals reeds gealludeerd, past de wet op de elektronische handel de functionele equivalentie theorie zelf toe op drie vormvereisten, namelijk de handtekening, het geschrift en de verplichte handgeschreven vermeldingen.[7]

Meer informatie:

VAN DEN EYNDE, SOFIE, Digitale archivering: een juridische stand van zaken vanuit Belgisch perspectief. Deel 1.

VAN EECKE, PATRICK, en DUMORTIER, JOS, (ed.), Elektronische handel, Commentaar bij de wetten van 11 maart 2003, Leuven, die Keure, 2003, 335p.

DEMOULIN, MARIE, en MONTERO, ETIENNE, ``Le formalisme contractuel à l'heure du commerce électronique'' in La théorie générale des obligations, suite., Commission Université-Palais (CUP), Formation permanente, Université de Liège, 2002.

2. De bewaring van het archiefstuk

Eens het archiefstuk geïdentificeerd is, moet de archivaris beslissen wat de beste methode is om het document te bewaren. Ook hier kan het recht tussenkomen door een bepaalde vorm van bewaring voor te schrijven of toe te laten. Een voorbeeld is het bevolkingsregister. In principe moet een gemeente het papieren steekkaartenregister bewaren als het enige, authentieke bevolkingsregister. De wet voorziet echter dat de gemeente de toelating kan verkrijgen van de Minister van binnenlandse Zaken om het bevolkingsregister in digitale vorm te bewaren.[8] Verder is de regel die bepaalt dat de gemeentelijke boekhouding op papier moet worden aangemaakt telkens er aanleiding bestaat tot archivering.[9] Meestal bestaan er geen uitdrukkelijke regels omtrent de bewaringsvorm voor documenten.

In principe kan men ervan uit gaan dat archiefstukken best in hun oorspronkelijke vorm bewaard worden. Op deze ongeschreven regel bestaan wel tal van uitzonderingen. Verschillende overheidsdiensten kregen het recht om hun papieren stukken om te zetten in foto- of microfotokopieën, magnetische, elektronische of optische kopieën.[10] Schijnbaar gaat de wetgever ervan uit dat deze operatie geen 'vernietiging' in de zin van de archiefwet omvat, want nergens moet de rijksarchivaris zijn toestemming verlenen.

Aangezien de archivaris het recht heeft de vernietiging van archiefstukken toe te staan, mag hij ook beslissen digitale of papieren kopies te maken van de originele stukken vooraleer tot vernietiging over te gaan.

 

 

 


Last update:  20:40 27/07 2004