Aanmelding Nieuwsbrief


email

NEDERLAND

De Archiefwet 1995

In artikel 1, lid c van de Archiefwet wordt de volgende definitie van archiefbescheiden gegeven: "bescheiden, ongeacht hun vorm, door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard daaronder te berusten". Elk document, papier of digitaal, dat een functie vervult bij de taakuitoefening is dus in beginsel een archiefstuk of archiefbescheid.

 

De Archiefwet 1995 bevat onder andere regels voor:

BELGIË

 

1.1. Het digitale document is rechtsgeldig

Indien de wet uitdrukkelijk stelt dat het digitale document rechtsgeldig is, dan mag het document aangemaakt worden in digitale vorm. In dat geval zal dus ook het digitale document als archiefstuk beschouwd kunnen worden.

Digitale archivering is in dit geval in principe toegelaten. In uitzonderlijke gevallen kan er een wettelijk beletsel bestaan tegen archivering in digitale vorm.

De gevallen waar een wet uitdrukkelijk vastlegt dat een digitaal document rechtsgeldig is, zijn op één hand te tellen. De wet tot invoering van de elektronische handtekening geeft enkele voorbeelden:

  • De onderhandse akte voorzien van een elektronische handtekening is ontvankelijk. Elke kennisgeving, in de zin van de toezending van een akte van rechtspleging, kan voortaan ook per e-mail gebeuren.

1.2. Alleen het papieren document is rechtsgeldig

Nog zeldzamer is het geval waar de wet uitdrukkelijk stelt dat een document op een papieren drager gemaakt moet worden. De reden is eenvoudig: papier was zo vanzelfsprekend dat een uitdrukkelijke vermelding overbodig was.

In deze gevallen is het archiefstuk eenduidig het papieren stuk.

1.3. De wet zegt niets over de rechtsgeldigheid

Deze situatie is het meest voorkomende geval. Hier moet men uit de context afleiden of het document in kwestie al dan niet rechtsgeldig is in digitale vorm. De functionele equivalentie theorie dient hierbij als richtlijn. Bij elk type document moet men zich de volgende vragen stellen:

Welke vormvereisten worden opgelegd?

Vormvereisten kunnen in drie categorieën ingedeeld worden:

  • Uiterlijke vormvereisten: bv. de afmetingen en de kleur van een document, gebruik van een stempel, zegel of watermerk, de vereiste dat een geschrift wordt opgesteld. Redactionele vormvereisten: bv. voorkomen van een handtekening, doorlopende nummering, verplichte inhoudelijke vermeldingen, volgorde van de gegevens, parafering van elke bladzijde, layout van het document. Vereisten m.b.t. de bewaring: bv. bewaren van meerdere exemplaren, de plaats van bewaring, inbewaargeving bij een derde.

Wat is het doel van elke vormvereiste?

Vormvereisten worden ingezet om de meest uiteenlopende doelstellingen te verwezenlijken. Elk type document moet apart bekeken worden in zijn juridische context om te achterhalen wat de bedoeling is van deze of gene vormvereiste. Enkele doelstellingen komen regelmatig terug en daarvan worden er hier enkele uitgelicht.

 

  • Identificatie van de betrokkenen: de handtekening is hiervan het voorbeeld bij uitstek, maar ook handgeschreven vermeldingen horen in deze categorie thuis. Integriteit van de inhoud: bv. de handtekening, geschrift, bewaren van meerdere exemplaren, bewaargeving bij een derde, doorlopende nummering, parafering. Controle van de inhoud: bv. verplichte inhoudelijke vermeldingen op het kiezersregister. Bescherming van de bestemmeling: bv. verplichte inhoudelijke vermeldingen met belangrijke informatie.

Kan de vormvereiste vervuld worden in een digitale context?

Bij elke vormvereiste moet men nagaan of de vormvereisten, zoals omschreven door de wet, vervuld kunnen worden in een digitaal document.

Veruit de meeste vormvereisten kunnen op zijn minst geïmiteerd worden in een digitaal document, denk aan de kleur, doorlopende nummering, volgorde van de gegevens en layout. Andere vormvereisten kunnen zonder meer vervuld worden omdat de wet omschrijft hoe dit moet gebeuren. Dit is het geval voor de handtekening, de verplichte vermeldingen en het geschrift.

Sommige vormvereisten kunnen niet nagebootst worden, tenminste niet in de zin van de wet, bijvoorbeeld de stempel, de zegel of het watermerk. In deze gevallen is alleen het papieren document geldig.

Is het doel van de vormvereiste vervuld in een digitale context?

Het volstaat niet dat een vormvereiste kan geïmiteerd worden in een digitaal document, het doel van de vormvereiste moet eveneens vervuld zijn. Zoniet is de digitale implementatie geen functioneel equivalent van de traditionele vormvereiste. Zoals gezegd moeten al deze vragen geval per geval onderzocht worden. Hier volgen slechts enkele voorbeelden ter illustratie.

 

  • De doorlopende nummering: het nummeren van elk blad moet de vernietiging of invoeging van bladen voorkomen. Manipulaties zullen onmiddellijk opvallen. In een digitaal document kunnen ook doorlopende pagina- of bladnummers opgenomen worden. Het doel van de vormvereiste, namelijk de integriteit garanderen, wordt hiermee niet bereikt. Bewaring door een derde: bv. neerlegging bij een notaris. Deze vereiste moet in eerste instantie de fysieke bewaring van een document zeker stellen. Net als bij papieren documenten, kan een derde belangrijke garanties bieden voor de bewaring van digitale documenten. Vervolgens wordt een derde regelmatig ingeschakeld om manipulatie van documenten uit te sluiten. Opnieuw geldt dit evenzeer voor digitale documenten. Ten slotte moet bewaring door een derde de integriteit van het document garanderen. Louter de bewaring in handen van een derde lijkt onvoldoende om de integriteit van een digitaal document te garanderen, vooral indien er speciale maatregelen genomen moeten worden om de toegankelijkheid van het document op langere termijn te garanderen. Verplichte inhoudelijke vermeldingen: deze vereiste kan zonder meer nageleefd worden in digitale vorm.

Bestaat er een alternatief dat de doelstelling wel vervult?

Indien blijkt dat de doelstellingen van elke vormvereiste niet vervuld zijn in een digitale context, is de digitale versie van het document niet rechtsgeldig. Er is een wetswijziging nodig om deze situatie op te lossen.

Onder impuls van de Europese Unie reeds een eerste beperkte stap in deze richting gezet. De wet op de elektronische handel bepaalt dat ``aan elke wettelijke of reglementaire vormvereiste voor de totstandkoming van contracten langs elektronische weg is voldaan wanneer de functionele kwaliteiten van deze vereiste zijn gevrijwaard''.Deze wet laat toe een stap verder te gaan en een alternatief te zoeken voor elke traditionele vormvereiste die niet digitaal nageleefd kan worden.

Het toepassingsgebied van deze wetswijziging is echter beperkt. Het gaat enkel om contracten gesloten langs elektronische weg in het kader van een dienst van de informatiemaatschappij.Sommige activiteiten worden daarenboven expliciet uitgesloten, onder meer gevallen waarbij de tussenkomst van een notaris vereist.Het begrip ``dienst van de informatiemaatschappij'' moet erg ruim geïnterpreteerd worden, maar volgens de voorbereidende werken van de wet niet zo ruim dat de overheidsactiviteiten eronder vallen.Het valt af te wachten of de rechtbanken, en met name het Europese Hof van Justitie, deze interpretatie zullen volgen.

Zoals reeds gealludeerd, past de wet op de elektronische handel de functionele equivalentie theorie zelf toe op drie vormvereisten, namelijk de handtekening, het geschrift en de verplichte handgeschreven vermeldingen.

Meer informatie:

VAN DEN EYNDE, SOFIE, Digitale archivering: een juridische stand van zaken vanuit Belgisch perspectief. Deel 1.

VAN EECKE, PATRICK, en DUMORTIER, JOS, (ed.), Elektronische handel, Commentaar bij de wetten van 11 maart 2003, Leuven, die Keure, 2003, 335p.

DEMOULIN, MARIE, en MONTERO, ETIENNE, ``Le formalisme contractuel à l'heure du commerce électronique'' in La théorie générale des obligations, suite., Commission Université-Palais (CUP), Formation permanente, Université de Liège, 2002.

2. De bewaring van het archiefstuk

Eens het archiefstuk geïdentificeerd is, moet de archivaris beslissen wat de beste methode is om het document te bewaren. Ook hier kan het recht tussenkomen door een bepaalde vorm van bewaring voor te schrijven of toe te laten. Een voorbeeld is het bevolkingsregister. In principe moet een gemeente het papieren steekkaartenregister bewaren als het enige, authentieke bevolkingsregister. De wet voorziet echter dat de gemeente de toelating kan verkrijgen van de Minister van binnenlandse Zaken om het bevolkingsregister in digitale vorm te bewaren.Verder is de regel die bepaalt dat de gemeentelijke boekhouding op papier moet worden aangemaakt telkens er aanleiding bestaat tot archivering.Meestal bestaan er geen uitdrukkelijke regels omtrent de bewaringsvorm voor documenten.

In principe kan men ervan uit gaan dat archiefstukken best in hun oorspronkelijke vorm bewaard worden. Op deze ongeschreven regel bestaan wel tal van uitzonderingen. Verschillende overheidsdiensten kregen het recht om hun papieren stukken om te zetten in foto- of microfotokopieën, magnetische, elektronische of optische kopieën.Schijnbaar gaat de wetgever ervan uit dat deze operatie geen 'vernietiging' in de zin van de archiefwet omvat, want nergens moet de rijksarchivaris zijn toestemming verlenen.

Aangezien de archivaris het recht heeft de vernietiging van archiefstukken toe te staan, mag hij ook beslissen digitale of papieren kopies te maken van de originele stukken vooraleer tot vernietiging over te gaan.

 

  • Is de digitale versie van het document een rechtsgeldig document? Mag het document uitsluitend in digitale vorm bewaard worden?

 

De vraag of digitaal archiveren juridisch wel mag speelt bij veel overheden, maar ook bij bedrijven en particulieren. Het recht legt expliciet of impliciet heel wat bewaringsplichten op ten aanzien van bepaalde documenten. Veel van die documenten worden vandaag de dag aangemaakt met behulp van informaticamiddelen. Maar voldoet een digitaal document wel aan alle juridische verplichtingen? Of moet dezelfde informatie ook nog op papier bewaard worden?

Het gebeurt uiterst zelden dat een wet expliciet zegt welke vorm een document mag aannemen. Men ging er oorspronkelijk gewoon van uit dat een document een papieren stuk was. Omdat het recht meestal vaag blijft over de vorm van een document, is er veel ruimte voor interpretatie. Voor elk concreet type document moeten we uit allerlei omstandigheden afleiden of het rechtsgeldig in digitale vorm gemaakt en/of bewaard mag worden. Hierna schetsen we een conceptueel kader om dit proces te begeleiden.

Creatie van een digitaal document

 

Archiefwet, 24 juni 1955
(Belgisch Staatsblad, 12 augustus 1955, nr. 224)


B0UDEWIJN, Koning der Belgen,Aan allen, tegenwoordigen en toekomenden, HEIL.

De Kamers hebben aangenomen en Wij bekrachtigen hetgeen volgt:

Artikel 1 - Bescheiden meer dan honderd jaar oud, bewaard door de rechtbanken der rechterlijke macht, de Raad van State, de Rijksbesturen en de provincies worden, behoudens regelmatige vrijstelling, in het Rijksarchief neergelegd.

Bescheiden meer dan honderd jaar oud, bewaard door de gemeenten en de openbare instellingen, kunnen in het Rijksarchief worden neergelegd.

Voor de archieven der gemeenten is de neerlegging evenwel verplicht, wanneer de bepalingen van artikel 100 der gemeentewet niet worden nageleefd.

Bescheiden minder dan honderd jaar oud, die geen nut meer hebben voor de administratie, kunnen in het Rijksarchief worden neergelegd op verzoek van de openbare overheden aan wie ze toebehoren.

Archieven van bijzondere personen of van private verenigingen kunnen, op verzoek van de betrokkenen, insgelijks naar het Rijksarchief worden overgebracht.

De Koning bepaalt de modaliteiten van neerlegging en overbrenging en de voorwaarden waaronder de in lid 1 van dit artikel bedoelde overheden van neerlegging van hun archieven worden vrijgesteld.

Artikel 2 - De in het Rijksarchief geplaatste archiefstukken mogen niet worden vernietigd zonder toestemming van de verantwoordelijke overheid of van de private persoon die de overbrenging verricht heeft.

Artikel 3 - De ingevolge het eerste artikel, lid 1, in het Rijksarchief neergelegde stukken zijn openbaar. Een reglement van orde, vastgesteld door de Minister van Openbaar Onderwijs, bepaalt de regelen volgens welke zij aan navorsers ter inzage kunnen verstrekt worden.

De expedities of uittreksels worden door de archiefbewaarders uitgereikt, door hen ondertekend en met het zegel van de bewaarplaats bekleed; zij zijn aldus bewijskrachtig in rechtszaken.

Artikel 4 - Het reglement van orde, vastgesteld door de Minister van Openbaar Onderwijs, bepaalt eveneens de voorwaarden waaronder de in het eerste artikel, leden 4 en 5, in het Rijksarchief neergelegde stukken kunnen geraadpleegd worden.

Artikel 5 - De overheden, bedoeld in het eerste artikel, leden 1 en 2, mogen geen bescheiden vernietigen zonder toestemming van de algemene rijksarchivaris of van diens gemachtigden.

Artikel 6 - De stukken, die bewaard worden door de in het eerste artikel, leden 1 en 2, bedoelde overheden, staan onder het toezicht van de algemene rijksarchivaris of van diens gemachtigden.

Artikel 7 - Deze wet treedt in werking de dag waarop zij in het Belgisch Staatsblad is bekendgemaakt.

Kondigen deze wet af, bevelen dat zij met 's Lands zegel bekleed en door het Belgisch Staatsblad bekendgemaakt worde.

Gegeven te Brussel, 24 juni 1955.

BOUDEWIJN


 



Last update:  17:04 04/08 2005